Как организовать корпоративную почту
Корпоративная почта на домене компании: какой вариант выбрать, какие DNS-записи настроить, как перенести письма и не потерять переписку при увольнении сотрудников.
· 4 минуты чтения
Почта на домене компании кажется простой задачей: купили домен, завели ящики, готово. Проблемы проявляются позже — письма клиентам уходят в спам, доступ к домену оказывается у бывшего подрядчика, а переписка уволенного менеджера исчезает вместе с ящиком. Разберём, как организовать почту правильно с самого начала.
Зачем почта на домене
- доверие — письмо с адреса
sales@company.ruвыглядит иначе, чем с бесплатного ящика; - контроль — ящики принадлежат компании, а не сотрудникам;
- сохранность переписки — при увольнении переписка остаётся у компании;
- управление — общие адреса, пересылки, группы для отделов.
Варианты
| Почтовый сервис с доменом | Почта у хостинг-провайдера | Собственный почтовый сервер | |
|---|---|---|---|
| Сложность запуска | Низкая | Низкая | Высокая |
| Обслуживание | На провайдере | На провайдере | На компании |
| Доставляемость писем | Обычно хорошая | Зависит от провайдера | Требует постоянного контроля |
| Антиспам | Встроенный | Разный | Настраивается самостоятельно |
| Контроль над данными | В рамках правил сервиса | В рамках правил провайдера | Полный |
| Для кого | Большинство небольших компаний | Совсем небольшие команды | Особые требования к хранению |
Для большинства небольших компаний оптимален почтовый сервис с подключением своего домена. Собственный сервер оправдан, если переписка должна храниться только на серверах компании, и есть кому его обслуживать.
Пошаговый план
1. Домен
Домен должен быть зарегистрирован на компанию, а доступ к панели регистратора — у компании. Частая проблема: домен оформлен на бывшего сотрудника или веб-студию, и при конфликте компания теряет контроль над почтой и сайтом.
2. Структура ящиков
- личные ящики сотрудников:
ivanov@; - общие адреса для функций:
info@,buh@,zakaz@— как алиасы или общие ящики с раздельным доступом; - группы рассылки для отделов.
Общий ящик с одним паролем на пятерых сотрудников — плохая идея: невозможно понять, кто что отправил, и отключить доступ одному человеку.
3. DNS-записи
- MX — куда доставлять почту для домена;
- SPF — какие серверы могут отправлять письма от имени домена;
- DKIM — цифровая подпись писем;
- DMARC — что делать с письмами, не прошедшими проверку.
Без SPF, DKIM и DMARC письма чаще попадают в спам, а злоумышленникам проще отправлять поддельные письма от вашего имени. Подробно — в статье «Что такое SPF, DKIM и DMARC».
4. Все, кто отправляет письма от имени домена
Письма уходят не только из почтовых программ: сайт отправляет уведомления, CRM — рассылки, 1С — счета. Каждый такой источник нужно учесть в SPF и по возможности подписывать DKIM, иначе эти письма будут попадать в спам.
5. Перенос старой почты
Если почта уже есть, переносим ящики с папками и историей. Порядок: создать ящики на новом сервисе, скопировать письма, переключить MX-записи в согласованное время, досинхронизировать письма, пришедшие в процессе переноса.
6. Подключение устройств
Настроить почтовые программы и телефоны, проверить отправку и получение, календари и контакты.
7. Защита
- уникальные пароли и двухфакторная аутентификация;
- шифрование соединений;
- обучение сотрудников: как распознать фишинговое письмо.
8. Архив и резервирование
Настроить сохранение переписки так, чтобы удалённые письма можно было восстановить, а переписка ушедших сотрудников не терялась.
Когда сотрудник увольняется
- Сменить пароль или заблокировать вход в ящик.
- Настроить переадресацию или автоответ с новым контактом.
- Передать доступ к переписке руководителю или преемнику.
- Сохранить архив ящика перед его удалением.
Типичные ошибки
- домен зарегистрирован не на компанию;
- один общий пароль на несколько человек;
- сайт и CRM отправляют письма без учёта в SPF и DKIM;
- DMARC не настроен, и никто не видит, кто отправляет письма от имени домена;
- ящики уволенных сотрудников удаляют вместе с перепиской.