Что проверить перед передачей IT на аутсорсинг

Передать IT на аутсорсинг — не просто подписать договор. От подготовки зависит, получите ли вы надёжного партнёра или обнаружите через полгода, что доступы у подрядчика, документации нет, а проблемы остались. Разберём, что проверить в своей компании и у подрядчика.

Подготовьте компанию

Инвентаризация

Составьте хотя бы примерный список:

• компьютеры, ноутбуки, принтеры;
• серверы, сетевые хранилища, сетевое оборудование;
• программы и лицензии, включая 1С;
• облачные сервисы и подписки;
• домены и сайт;
• интернет-провайдеры.

Не обязательно идеально — полноценную инвентаризацию проведёт подрядчик на аудите. Но вы будете понимать масштаб.

Доступы

Выясните, кто и какие пароли знает:

• маршрутизатор и Wi-Fi;
• сервер и учётные записи администраторов;
• панель регистратора домена и DNS;
• почтовый сервис;
• облачные сервисы;
• хостинг сайта;
• 1С и базы данных.

Если какие-то доступы есть только у бывшего сотрудника или подрядчика — это первоочередная проблема.

Владение ресурсами

• домен зарегистрирован на компанию, а не на сотрудника или веб-студию;
• аккаунты облачных сервисов привязаны к корпоративной почте, а не к личной;
• лицензии оформлены на компанию.

Резервные копии

Есть ли они, что именно копируется, где хранится и проверялось ли восстановление. Если ответа нет — это надо сказать подрядчику сразу.

Проблемы и ожидания

Запишите, что мешает работе сейчас и какого результата вы ждёте: стабильная работа, безопасность, поддержка сотрудников, прозрачные расходы.

Вопросы подрядчику

1. Кто конкретно будет работать с компанией? Что происходит, когда этот специалист в отпуске или болеет?
2. Какое время реакции прописывается в договоре для обычных и критичных обращений?
3. Что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно?
4. Как фиксируются обращения? Можно ли видеть историю работ и получать отчёты?
5. Какие работы выполняются планово, без обращений?
6. Как подрядчик подключается к вашей инфраструктуре и как защищён этот доступ?
7. Ведётся ли документация и кому она принадлежит?
8. Что происходит при расторжении договора? Как передаются доступы и документация?
9. Как обеспечивается конфиденциальность? Готовы ли подписать соглашение о неразглашении?
10. Есть ли опыт с похожими компаниями? Попросите рассказать о реальных проектах.

Что должно насторожить

• Отказ передавать пароли под предлогом безопасности. Доступы принадлежат компании.
• Цена без знакомства с инфраструктурой. Честную стоимость нельзя назвать, не увидев, что обслуживать.
• «Безлимит» за подозрительно низкую цену. Обычно за этим медленная реакция и отсутствие профилактики.
• Нет договора или размытые границы ответственности.
• Нет документации и нежелание её вести.
• Любая проблема решается покупкой оборудования у самого подрядчика.

Как организовать переход

1. Аудит. Подрядчик изучает инфраструктуру и готовит отчёт с проблемами и рисками. Подробнее — на странице IT-аудита.
2. Договор. Фиксируются состав работ, время реакции, стоимость и порядок передачи доступов.
3. Приём дел. Сбор доступов, документирование, настройка мониторинга и резервного копирования.
4. Смена паролей. Доступы бывших сотрудников и подрядчиков отключаются, пароли меняются.
5. План улучшений. Первоочередные исправления по итогам аудита.
6. Регулярная отчётность. Что сделано, какие риски, что требует решения.

Короткий чек-лист

• Есть список оборудования, сервисов и подписок
• Известно, где все пароли и у кого они
• Домен и аккаунты оформлены на компанию
• Понятно состояние резервных копий
• Записаны текущие проблемы и ожидания
• Подрядчик ответил на вопросы из списка выше
• В договоре есть время реакции, состав работ и порядок расторжения
• Документация и доступы остаются у компании

Сколько стоит обслуживание и как сравнивать предложения — в статье «Сколько стоит IT-аутсорсинг в Иркутске».